Was ist QRespondenz?

Die Korrespondenz zwischen Verwaltungen und Bürger_innen oder Kund_innen verläuft trotz Digitalisierungsbemühungen häufig noch umständlich auf analogem Wege bzw. werden bei Nutzung von Emails ungesicherte Kanäle kommerzieller Drittanbieter genutzt. Folgend ein Diagramm zur Veranschaulichung:

Vielerorts ist Briefverkehr noch an der Tagesordnung

QRespondenz ergänzt nun die bisherigen Antwortmöglichkeiten um eine sichere digitale Alternative. Ein Teil der Lösung wird mittels Plugin im eAkte-System angebunden. Verfasst die Verwaltung ein Anschreiben wird diesem ein QR-Code einfügt. Entscheidet sich der Empfänger nach Erhalt des Schreibens nun für die Antwortmöglichkeit per QR-Code, gelangt dieser authentisiert zum anderen Teil der Lösung, der Webapp, in der eine verschlüsselte Rückantwort möglich ist. Diese wird anschließend automatisch der entsprechenden eAkte zugeordnet:

Innovative Kommunikation mit QRespondenz: Die Option für den/die Bürgerin digital zu antworten bietet Vorteile für alle beteiligten Akteure


QRespondenz bietet folgende Vorteile:

Für den Bürger:
1. Zeitersparnis. Bei der Rückantwort…
  • … entfällt die Eingabe der Empfängeradresse (z.B. im Worddokument).
  • … muss keine Zeit mit Formatierung/Formalien verbracht werden.
  • … müssen Nachweise nicht mehr umständlich eingescannt oder kopiert werden.
  • … entfällt der Ausdruck.
  • … alle Aufwände des analogen Briefversand entfallen: Briefumschlag, Aufschreiben des Adressats, Aufkleben einer Briefmarke, Versand.
2. Kostenersparnis
  • … durch entfallende Toner-, Papier- und Portokosten

Für die Verwaltung:
1. Zeitersparnis: Beim Erhalt der Rückantwort…
  • … ist die Frage nach dem korrekten Empfänger geklärt. Die Antwort gelangt umgehend an den richtigen Adressat / Sachbearbeiter
  • … wird diese mit allen angefügten Dokumenten direkt per Schnittstelle in die entsprechende eAkte und mit dem richtigen Vorgang verknüpft.
  • … entfällt das Digitalisieren von Briefen
  • … müssen keine Briefe mehr in Akten einsortiert werden

2. Kostenersparnis
  • … durch geringeren Arbeitsaufwand und geringere Materialkosten

3. Unabhängigkeit

  • QRespondenz ist “open-source” und setzt auf vorhandene Lösungen und Standards. So ist die Unabhängigkeit unserer Kunden sichergestellt.

3. Für alle Akteure: Mehr Datenschutz und Sicherheit
  • QRespondenz arbeitet mit Ende-zu-Ende Verschlüsselung (Die (Web-)App kommuniziert per Plugin verschlüsselt mit dem eAkten-System).
  • Somit ist die Vertraulichkeit garantiert.

Wer kann QRespondenz nutzen und für wen kommt es infrage?

QRespondenz hat einen Sender-Teil und einen Empfänger-Teil. Der Sender integriert QRespondenz in die vorhandene IT-Infrastruktur. Der Empfänger braucht ein Mobiltelefon mit Kamera, um den QR-Code zu scannen und die Antwort zu verfassen.

QRespondenz kann alle Prozesse vereinfachen, wo die Integration auf Senderseite möglich ist, also sowohl Einrichtungen in Städten und Landkreisen (Rathäuser, Finanzämter, Arbeitsämter, Schulen…), als auch privatwirtschaftliche Unternehmen wie Versicherungen und Banken, die sich einen effektiven, gesicherten Kommunikationskanal für Ihre Kunden und Kommunikationspartner wünschen.

Wenn Sie QRespondenz in Ihre Verwaltungsprozesse implementieren möchten, nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf.